* Quản lý tổng đài và các chi phí khác:
- Nhận, chuyển cuộc gọi từ tổng đài đến người liên quan.
- Nhận, chuyển cuộc gọi từ tổng đài đến người liên quan.
- Thay mặt cấp quản lý tiếp nhận điện thoại, thông tin của các đối tác, các tổ chức, cá nhân gọi tới công ty để liên hệ công việc (mà không liên quan trực tiếp đến công tác sản xuất, kinh doanh của Công ty) và báo cáo lại cấp quản lý hoặc cá nhân có liên quan.
- Cập nhật danh sách điện thoại/email của CBNV toàn Tập đoàn đưa lên hệ thống.
- Kiểm soát và làm thủ tục thanh toán các chi phí điện thoại, internet, chuyển phát nhanh … hàng tháng. Báo cáo và giải trình quản lý khi có phụ trội chi phí/cước.
- Quản lý, theo dõi, cấp phát, tổng hợp thanh toán sử dụng thẻ taxi và văn phòng phẩm.
* Thực hiện công tác đón, tiếp khách và các dịch vụ khác:
- Đón tiếp, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác.
- Ghi nhận thông tin của khách, thông báo cho phụ trách bộ phận biết để bố trí đón tiếp khách kịp thời.
- Thực hiện công tác hậu cần cho Ban TGĐ, CBNV đi công tác như thuê xe ô tô, đặt vé máy bay, khách sạn, visa, … và các công tác hỗ trợ khác.
- Ghi chép lịch đón tiếp khách
- Tham gia trực văn phòng và (hoặc) đón tiếp khách theo phân công của cấp quản lý.
* Chuyển thông tin, văn bản theo yêu cầu của Chánh văn phòng và ban Tổng Giám đốc:
- Thông báo lịch họp thường xuyên và đột xuất cho các cá nhân và các bộ phận có liên quan khi có thông báo từ cấp quản lý hoặc chỉ thị trực tiếp của Ban Tổng Giám đốc.
- Gửi công văn thông báo, quyết định, … của Ban lãnh đạo được ban hành lên hệ thống.
- Tiếp nhận đăng ký và thực hiện chuyển phát nhanh công văn, tài liệu, … từ CBNV trong Tập đoàn.
- Soạn thảo văn bản và fax, in ấn tài liệu theo yêu cầu của quản lý.